Ik enzo

Stoppen met e-mail lijkt me een stap te ver, op dit moment. Echter, een lege inbox is iets wat voor iedereen haalbaar moet zijn, dus ook voor mij.

De aanleiding:

Ik worstel al een tijd met productiviteit in het algemeen. Al vele jaren geleden kwam ik in contact met het GTD-systeem van David Allen. Een collega was er al een tijdje mee bezig en inspireerde een aantal van ons om ook eens een kijkje in de GTD-keuken te nemen. Dus: boek gelezen, tickler-file gemaak (43 mappen: 1 voor iedere dag, 12 voor elke maand), en nog veel meer.

Helaas, het werkte voor mij niet. Het probleem zit hem voor mij niet in het organiseren, maar in het doen. En, ondanks de naam van het systeem van Allen, het boek gaat vooral over het systeem, en niet over het doen.

Gelukkig was ik niet alleen.

De oplossing (althans, dat hoop ik):

Leo Babautavan Zenhabits kwam een aantal jaren geleden tot dezelfde conclusie als ik. Ik lees zijn blog alweer een tijdje, maar ben pas zeer recent echt in actie gekomen. Ik heb zijn e-book genaamd Zen to Done gelezen, en waar het volgens Babauta op neer komt, is dat je je de juiste gewoontes moet aanleren, het liefst één voor één (en niet allemaal tegelijk zoals in GTD). Op die gewoontes kom in een volgende post nog wel eens terug. Een aanvullende tip was echter om te zorgen dat je inbox leeg is, en blijft! Hoe? Simpel:

* Als je je e-mail nakijkt, ga dan één door elk e-mailtje, meteen. Beslis meteen wat ermee moet gebeuren.

1. Junk of doorgestuurde e-mail? Meteen weggooien!
2. ‘n Lange e-mail die je moet lezen voor de informatie die het bevat? Opslaan in Lezen map of printen om het onderweg te lezen.
3. Is er actie nodig, schrijf die actie meteen op in je Todo-lijstje en archiveer het e-mailtje.
4. Kun je reageren binnen twee minuten, doe dat dan meteen.
5. Is er later actie nodig (bijv. omdat je moet wachten op een antwoord van iemand anders), noteer dit op je Wacht-op-lijstje. Laat de e-mail niet in je inbox staan ter herinnering.

* Gebruik niet teveel mappen, liever slechts één: Archief. Teveel mappen vormen gewoon weer extra inboxen die je weer moet controleren.

Mijn inbox is nog niet helemaal leeg, en ik heb ook meer dan één archief map, alhoewel ik een heel eind gekomen ben (minder dan 100 mailtjes op dit moment!). Maar ik verwacht deze week op nul uit te komen. Een eerste stap in een veel productiever leven!